Bericht zum Stand der Verwaltungsmodernisierung

Maßnahmen der Verwaltungsmodernisierung haben stets die Bürgerinnen und Bürger im Blick. Es geht darum, für diese den Zugang zur Verwaltung zu vereinfachen, Abläufe zu beschleunigen, effizienter und sicherer zu machen. Um diese Ziele zu erreichen, muss die Verwaltung jedoch auch den Blick nach innen richten und eigene Strukturen kontinuierlich weiterentwickeln und optimieren. Den Zentralabteilungen kommt hierbei naturgemäß eine entscheidende Rolle zu. So wurde im Hessischen Ministerium des Innern, für Sicherheit und Heimatschutz beispielsweise eine Projektgruppe zur Erstellung eines neuen Raumnutzungskonzepts eingerichtet. Ziel ist die Optimierung der Raum- und Flächennutzung durch die Erstellung eines neuen, modernen Raumkonzepts für das Ministerium. Dabei werden u. a. die verschiedenen Möglichkeiten geprüft, eine Raumbuchungssoftware zu beschaffen und einzusetzen. Es ist beabsichtigt, Desk-Sharing in den dafür in Frage kommenden Bereichen zu etablieren und den Arbeitsalltag der Beschäftigten mit einer Software technisch zu unterstützen, um so die Zusammenarbeit zu fördern und Synergieeffekte zu nutzen.

Darüber hinaus befindet sich im Bereich des Behördlichen Gesundheitsmanagements ein IT-Verfahren in Prüfung, durch das wesentliche Teile des Terminmanagements digitalisiert werden können. Ziel ist es, mit Hilfe des Terminbuchungssystems ressourcenaufwändige manuelle Prozesse abzulösen und gleichzeitig den Nutzerinnen und Nutzern ein intuitives, zeitgemäßes Produkt zur Verfügung zu stellen.

Mit dem Hessischen Dienststellenverzeichnis (HeDis) verantwortet das Hessische Ministerium des Innern, für Sicherheit und Heimatschutz ein elementares Quellsystem der IT-Infrastruktur der Landesverwaltung. In HeDis werden die Dienststellendaten der Hessischen Landesverwaltung gepflegt und abrufbar gemacht. So greift u. a. das Meta Directory Land Hessen (MLH) auf diese Daten zu und stellt sie für die landesweite Benutzersteuerung zur Verfügung. Aufgrund der zwingenden Ablösung des Altverfahrens HeDis betreibt das HMdI ein Projekt im HCC, um das Altverfahren HeDis durch eine Neuentwicklung in SAP abzulösen. Ziel ist es, eine langfristig tragfähige IT-Lösung für die Pflege der Dienststellendaten zu etablieren und so auch die landesweite Benutzersteuerung sicherzustellen.

Der CIO (Chief Information Officer) und Bevollmächtigte für E-Government und Informationstechnologie des Landes Hessen ist für die strategische Steuerung der gesamten Informationstechnologie und die koordinierende operative Umsetzung von IT-Projekten auf Landesebene zuständig. Ausgestattet mit ressortübergreifender Kompetenz und der Vertretungsbefugnis auf Bundesebene ist es das primäre Ziel des CIO, die Verwaltungsmodernisierung in Hessen voranzutreiben, Verwaltungsprozesse effizienter zu gestalten und die Akzeptanz der Nutzerfreundlichkeit erhöhen. Der CIO ist im Hessischen Ministerium für Digitalisierung und Innovation verortet. Dort stellen die Weiterentwicklung von Architektur und Standards, die Strategie und Gremien der Verwaltungsdigitalisierung, Post-OZG, die Registermodernisierung (RegMoG) und EfA sowie KI in der Verwaltung und Multi-Cloud-Strategie, die Digitaloffensive Kommunen sowie DMS 4.0 wichtige Prioritäten dar.

Im Rahmen der IT-Gesamtstrategie setzt sich der CIO für die Resilienz der staatlichen IT ein. So wird Sorge dafür getragen, dass Digitalisierung und Fortschritt dazu führen, Geschäftsprozesse für Nutzer zu automatisieren und zu vereinfachen, einen schnelleren Wissenstransfer zu ermöglich, der wiederum eine effektivere Zusammenarbeit der Nutzer fördert und mehr Flexibilität ermöglicht.

Um die hessischen Kommunen in ihrer flächendeckenden und durchgehenden Verwaltungsdigitalisierung sowie bei der Konsolidierung der IT-Infrastruktur weiter zu unterstützen, hat das Hessische Ministerium für Digitalisierung und Innovation eine Digitaloffensive mit den hessischen Kommunen begründet. Auf Grundlage einer umfassenden Erhebung des aktuellen Digitalisierungsstandes hessischer Kommunen und der Identifikation bestehender Digitalisierungshemmnisse sollen zielgerichtete Maßnahmen zur Unterstützung und Förderung der kommunalen Ebene entwickelt werden. Die vorgesehenen Maßnahmen des Hessischen Ministeriums für Digitalisierung und Innovation erstrecken sich von der Weiterentwicklung der IT-Infrastruktur über die Intensivierung des Wissensaustausches bis hin zu strukturell-prozeduralen Hilfestellungen.

Das Vorhaben „Modernisierung Dokumentenmanagementsystem (DMS)“ ist eines der größten Digitalisierungsprojekte in der hessischen Landesverwaltung mit dem Ziel der flächendeckenden Einführung der elektronischen Aktenführung inklusive Vorgangsbearbeitung. Schwerpunkt ist die Bereitstellung eines modernen, intuitiv nutzbaren, performanten Dokumentenmanagementsystems (DMS 4.0). Bei der Einführung des neuen DMS 4.0, dass das bisher genutzte DMS HeDok ablöst, liegt der Fokus nicht nur auf dem Thema E-Akte, sondern zukunftsorientiert auf der Ausgestaltung des „Digitalen Verwaltungsarbeitsplatzes“ mit Themen wie Vorgangsbearbeitung, vernetzte Zusammenarbeit, ergonomisches, barrierefreies und mobiles Arbeiten und Wissensmanagement.

Im Februar 2024 wurde das neue DMS 4.0 erstmals im Rahmen des flächendeckenden Rollouts in der Hessischen Landesfeuerwehrschule (HLFS) „live“ geschaltet. Im Mai folgte die Hessische Zentrale für Datenverarbeitung (HZD). Der Produktivbetrieb in den Behörden verläuft störungsfrei. Damit arbeiten – einschließlich der Pilotbehörde Oberfinanzdirektion – mittlerweile rund 1000 Beschäftigte in der hessischen Landesverwaltung mit dem neuen System. Bis Ende 2026 sollen rund 40.000 Arbeitsplätze – 25.000 Büroarbeitsplätze und weitere 15.000 im Bereich der Fachanwendungen – mit dem neuen DMS 4.0 ausgestattet sein. Auftraggeber sind das Hessische Ministerium für Digitalisierung und Innovation (HMD) und das Hessische Ministerium der Finanzen (HMdF). 

Künstliche Intelligenz (KI) bietet vielfältige Einsatzmöglichkeiten und Potentiale für die öffentliche Verwaltung. Sie trägt dazu bei, Verwaltungsabläufe effizienter zu gestalten, entlastet vor monotonen Arbeiten und steigert die Produktivität.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der hessischen Landesverwaltung nutzen zunehmend moderne generative KI Werkzeuge wie z.B. Chat GPT für den Dienstgebrauch, ohne dies explizit kenntlich zu machen. Sie setzen sich so dem Risiko von Rechtsverstößen aus. Nicht nur aus Gründen des Beschäftigtenschutzes stellt die Landesregierung Leitlinien für die rechtssichere dienstliche Nutzung von generativer Künstlicher Intelligenz in der hessischen Landesverwaltung bereit.

Ziel des Muster-Regelungsentwurfs ist es, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anzuhalten, mit frei zugänglichen generativen KI Anwendungen bewusst und sensibel umzugehen.

Letztlich obliegt es insbesondere der Verantwortung der Ressorts, konkrete Anwendungsfälle zu identifizieren, ergänzende weiterführende Regelungen zu treffen und den erforderlichen Wissensstand zur Nutzung von generativen KI-Systemen herzustellen. In Anbetracht der immensen Dynamik des Themas KI soll der Muster-Regelungsentwurf in kurzen Abständen aktualisiert und fortgeschrieben werden.

Die Kritische Infrastruktur (KRITIS) bildet das „Nervensystem“ unserer modernen Gesellschaft. Störungen oder Ausfälle der Kritischen Infrastruktur können erhebliche Auswirkungen auf breite Bevölkerungsteile haben und negative soziale, ökonomische oder politische Folgen nach sich ziehen. Deshalb behält die Koordinierungsstelle KRITIS, die im Hessischen Ministerium des Innern, für Sicherheit und Heimatschutz (HMdI) angesiedelt ist, in Zusammenarbeit mit den Ressorts sämtliche Kritische Infrastrukturen in Hessen im Blick. Das wichtigste Instrument dafür ist das KRITIS-Lagebild, das komplett digitalisiert wurde. Ziel des Digitalisierungsprojekts war es, eine medienbruchfreie Lagebilderstellung zu schaffen sowie zugleich möglichst eine Echtzeit Darstellung der Lage abbilden zu können. Das umfassende KRITIS-Lagebild speist sich dabei aus Beiträgen der jeweils zuständigen Ressorts. Es bietet einen Überblick über den aktuellen Zustand sämtlicher KRITIS-Bereiche und zeigt mögliche Störungstendenzen und Fehlentwicklungen bzw. Veränderungen an.

Das im Sommer 2022 begonnene Projekt zur Digitalisierung des KRITIS-Lagebilds Hessen konnte im Juni 2023 erfolgreich abgeschlossen werden und in den Regelbetrieb überführt werden. Das neue System ermöglicht die digitale Erfassung der 62 „kritischen Dienstleistungen“ der Kritischen Infrastruktur Hessen. Ein Ampelsystem visualisiert die Lageeinschätzungen und Entwicklungstendenzen der KRITIS-Lagebeiträge der einzelnen Ressorts. Das System umfasst zudem eine Alarmierungsfunktion, die bei einem kritischen Status eine dringliche Benachrichtigung versendet. Diese Funktion erhöht die Reaktionsfähigkeit. Nützliche Anlagen und Hintergrundinformationen können innerhalb des Systems den einzelnen Lagebeiträgen unkompliziert hinzugefügt werden.

Für die Ressorts, wurde der Prozess der Erstellung und strukturierten Übermittlung der Lagemeldungen durch die Digitalisierung des Lagebildes erheblich vereinfacht. Lagerelevante Erkenntnisse können so schneller gebündelt werden und Eingang in das gesamte Lagebild finden.

Zudem bietet das System einen strukturierten Datenexport für das Gemeinsame Kompetenzzentrum von Bund und Ländern (GEKOB). Das digitalisierte KRITIS-Lagebild ist Stand heute in Deutschland einzigartig, hat sich im Regelbetrieb bewährt und setzt somit neue Maßstäbe bei der Lagebeobachtung und -bewertung der kritischen Infrastruktur. Um auch künftig ein schnelles und möglichst realitätsnahes Bild der Lage abbilden zu können, wird das digitalisierte Lagebild-KRITIS auch weiterhin Anpassungen erfahren und sich auch im Regelbetrieb weiterentwickeln. 

Im September 2019 wurde eine Vereinbarung zwischen dem Land Hessen und den Kommunalen Spitzenverbänden zur Zusammenarbeit bei der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) geschlossen und in deren Folge die Koordinierungsstelle OZG-Kommunal gegründet. Der Kooperationsvertrag wird in 2024 fortgesetzt.

Die Registermodernisierung ist das nächste große Digitalisierungsprojekt in einem mit dem OZG vergleichbaren Umfang und wichtiger Meilenstein auf dem Weg zur Ende-zu-Ende-Digitalisierung von Verwaltungsleistungen, d.h. vom Antrag bis zum Bescheid.

Das Bundesverwaltungsamt (BVA) nimmt die Aufgabe der Registermodernisierungsbehörde nach dem Registermodernisierungsgesetz (RegMoG) wahr und unterstützt zudem im Auftrag des Bundesministeriums des Innern und für Heimat (BMI) die Umsetzung des Projektes „Gesamtsteuerung Registermodernisierung“ des IT-Planungsrates. Hessen ist als dauerhaftes Mitglied im Lenkungskreis Registermodernisierung an strategischen und finanzwirksamen Entscheidungen im Gesamtprogramm beteiligt. Im ersten Halbjahr 2024 wurden u.a. Beschlüsse zur Zusammenarbeit mit den Fachministerkonferenzen sowie zur Aktualisierung des Nachweisreifegradmodells gefasst, die im Nachgang vom IT-Planungsrat bestätigt wurden.

Das HMD ist mit Koordinierung der Registermodernisierung in Hessen beauftragt und ist somit für die Steuerung der RegMo-Tätigkeiten in Hessen und den Informationsfluss an relevante Stakeholder verantwortlich. Aktivitäten im ersten Halbjahr 2024 waren die kontinuierliche Information der Ressorts über den Sachstand im Gesamtprogramm sowie die Beratung über die Haushaltsanmeldung 2025. Auf kommunaler Ebene berichtete die Landeskoordination regelmäßig in den Arbeitskreisen der Kommunalen Spitzenverbände. Darüber hinaus fand im Mai gemeinsam mit der ekom21 eine Informationsveranstaltung zur Registermodernisierung mit 120 Kommunalvertretern statt.

Als zentrale technische Komponente für den nationalen und EU-weiten Nachweisdatenaustausch wurde von der Gesamtsteuerung Registermodernisierung das Nationale Once-Only Technical System (NOOTS) entworfen. Für den Aufbau und Betrieb eines gemeinsam genutzten Systems bedarf es einer gesetzlichen Grundlage, die bislang jedoch nicht geschaffen ist. Mit Beschluss der MPK am 20.06.2024 soll die rechtliche Grundlage für die gemeinsame Errichtung und Betrieb des NOOTS von Bund und Ländern in Form eines Staatsvertrags getroffen werden.

Der Gesetzgeber hat die Justiz bundesweit verpflichtet, bis 2026 in fast allen Verfahrensarten die Papierakte durch die elektronische Akte („eAkte") zu ersetzen. Bei der in Hessen eingesetzten eAkte handelt es sich um ein, im sogenannten e²-Verbund gemeinsam mit den Ländern Bremen, Niedersachsen, Nordrhein-Westfalen, Saarland und. Sachsen-Anhalt entwickeltes, digitales Aktensystem für die Justiz. Die eingesetzte Software etabliert dabei den vollständig elektronischen Ablauf des Geschäftsprozesses.

Die Einführung der elektronischen Akte in der hessischen Justiz schreitet weiterhin mit großen Schritten voran. Mit Ausnahme eines Gerichts arbeiten alle hessischen Fachgerichte mit der führenden eAkte. Die Umstellung aller Amtsgerichte auf die führende eAkte in Zivil- und lnsolvenzsachen ist abgeschlossen. Für die zweite Jahreshälfte 2024 ist der Rollout der amtsgerichtlichen Familiensachen sowie die Umstellung in Zivil- und Familiensachen bei dem Oberlandesgericht Frankfurt am Main geplant.

Daneben ist die eAkte bei der Generalstaatsanwaltschaft Frankfurt am Main und bei der Staatsanwaltschaft Darmstadt im Einsatz. Für das Jahr 2025 ist die Erprobung und Einführung der elektronischen Akte in weiteren Verfahrensarten geplant, beispielsweise in Nachlass-, Betreuungs-, Zwangsvollstreckungs- und Registerverfahren.

Seit dem 1. Juli 2022 ist in Hessen die elektronische Kostenmarke eingeführt. Mit dieser ist es möglich, im elektronischen Rechtsverkehr u.a. direkt mit dem ersten Schriftsatz den notwendigen Kostenvorschuss zu entrichten. In einem speziellen Kostenmarkenportal innerhalb des Justizportals des Bundes und der Länder können die elektronischen Kostenmarken bedienerfreundlich ohne das Erfordernis einer Registrierung erworben werden. Die Betragshöhe und die Zahl der zu erwerbenden elektronischen Kostenmarken sind frei wählbar. Als Zahlungsarten stehen derzeit die Kreditkartenzahlung und Überweisung zur Verfügung. Nach Abschluss des Bezahlvorgangs erhält der Kunde eine Quittung mit einer 12-stelligen Kostenmarkennummer und einen Barcode als Sofortausdruck oder PDF Datei, welche anschließend bei einem Gericht oder einer Justizbehörde eingereicht werden kann.

Die Entrichtung von Gerichtskostenvorschüssen ist hierdurch zusammen mit dem ersten Schriftsatz auch im elektronischen Rechtsverkehr möglich. Die elektronische Kostenmarke wird insofern als moderne sowie komfortable Zahlungsmöglichkeit wahrgenommen und wurde in der Praxis gut angenommen.

Leistungen der öffentlichen Hand und des privaten Sektors sind häufig logisch miteinander verknüpft, werden in der Praxis jedoch oft als getrennte Abläufe gehandhabt. Die nutzerfreundliche und digitale Verknüpfung öffentlicher und privater Leistungen (hier: hybrides eGovernment) ist erklärtes Ziel der Strategie „Digitale Verwaltung Hessen 4.0“ und wurde mit dem Ideenwettbewerb hybrides eGovernment in Zusammenarbeit vom Hessischen Ministerium für Wirtschaft, Energie, Verkehr, Wohnen und ländlichen Raum (HMWVW) sowie dem Hessischen Ministerium für Digitalisierung und Innovation (HMD) in Hessen in die Praxis überführt. Erkenntnisse sowie Ergebnisse aus der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) für die Digitalisierung von Antragsverfahren wurden hierbei berücksichtigt.

Konkret wurden im Ideenwettbewerb hybrides eGovernment Startups dazu aufgerufen, innovative, digitale Lösungen für bestehende Herausforderungen der Verwaltung zu entwickeln. Mit dem Abschluss des Wettbewerbs im März 2022 wurden, unter Einbeziehung der ministerialen Fachseite und kommunaler Vertreterinnen und Vertreter, die eingereichten Lösungskonzepte der Startups für technische Minimallösungen (nachfolgend MVP) weiterentwickelt. Im Ergebnis liegende folgende Lösungskonzepte vor:

1. Quick-Check ausländische Fahrerlaubnis: Ein digitales, mehrsprachiges Fragetool, das die Klärung der Gültigkeit ausländischer Fahrerlaubnisse für unterschiedliche Situationen, z. B. für kurzfristige Aufenthalte oder zur beruflichen Ausübung in Deutschland, ermöglicht. Sofern erforderlich, wird durch die regel-basierte Abfrage auf zuständige Behörden und nächste Schritte verwiesen. Durch eine nutzerfreundliche Gestaltung sollen die Aufwände für Behörden, Bürgerinnen und Bürger merklich reduziert werden.
2. Quick-Check Bauantrag: Ein digitales Fragetool, das die Prüfung baurechtlicher Vorgaben sowie ggf. erforderlicher Folgeschritte für kleine Bauvorhaben, wie z. B. die Installation einer Solaranlage oder den Bau eines Carports, ermöglicht. Ein Zugriff auf den Quick-Check Bauantrag über Verweise auf Bauprodukten ist Bestandteil des Lösungskonzeptes und bietet Anknüpfungspunkte für private Träger. Im Quick-Check Bauantrag besteht daher die Möglichkeit, die Zusammenarbeit mit privaten Herstellern, z. B. von Baumaterialien zu erproben. Baubehörden, Bürgerinnen und Bürger sollen auf diesem Wege entlastet werden.

Im Sommer 2023 wurden zwei separate Vergabeverfahren für die technische Umsetzung der beiden MVPs gestartet. Im Mai 2024 erfolgte der Zuschlag für die Umsetzung der beiden Quick-Checks. Derzeit läuft die Umsetzung. Dabei werden neben der Ministeriumsseite und den beauftragten Firmen auch kommunale Vollzugsstellen eingebunden, um Praxisnähe und Nutzbarkeit der Lösungen sicherzustellen. 

Das HMWVW arbeitet aktuell an verschiedenen Machbarkeitsstudien im Rahmen des ressortinternen KI-Programms:

1. KI-basierte Recherche und Texterstellung
2. Wissensmanagement, On- und Offboarding
3. Barrierefreiheit

KI-basierter Formulierungsassistenz „AIGude“ mit verschiedenen Anwendungsmodulen

Im Zeitraum des vierten Quartals 2023 bis April 2024 wurde eine Machbarkeitsstudie zur Erprobung generativer KI-basierter Funktionen bei der Arbeit mit Texten innerhalb der öffentlichen Verwaltung durchgeführt. In mehreren Workshops mit Mitarbeitenden des Hauses wurden mögliche Anwendungsfälle identifiziert und konkretisiert, sodass fünf Module im Rahmen eines Proof of Concepts umgesetzt wurden, um die Textarbeit im Ministerium zu unterstützen. Diese waren

• Fließtextgenerierung
• Textbausteinumformulierung
• Textfortführung
• Textumformulierung
• Textzusammenfassung

Das Ergebnis zeigt, dass der Proof of Concept basierend auf den eingesetzten und getesteten Sprachmodellen eine sinnvolle Unterstützung für die Arbeit im HMWVW bietet. Daraufhin wurde ein Folgeprojekt konzipiert, welches das Proof of Concept in einer Pilotierungsphase weiterentwickeln und auf die Forschungsinfrastruktur der HZD umsetzen soll.

Wissensmanagement, On- und Offboarding

Um der Herausforderung der aufkommenden Ruhestandswelle zu begegnen wird aktuell eine Machbarkeitsstudie zum KI-basierten Wissensmanagement durchgeführt. Hierbei werden Kolleginnen und Kollegen, die kurz vor dem Ruhestand sind, aktiv einbezogen. Die Kolleginnen und Kollegen werden interviewt und aus diesem generierten Wissen werden Inhalte für das Onboarding neuer Mitarbeitender erstellt.

Barrierefreiheit

Um den gesetzlichen Vorgaben der Barrierefreiheit zu entsprechen testet das HMWVW den Einsatz von automatisierten Übersetzungen von Texten in leichte Sprache. Aktuell werden drei Produkte in den Bereichen, wo sie zum Einsatz kommen könnten getestet und der Produktiveinsatz geprüft.

Umsetzungsprojekt LRM Fördermittel 

Ziel des Projekts ist es, ein medienbruchfreies standardisiertes SAP-Fachverfahren zur Fördermittelbearbeitung einzuführen. Hierfür sollen zur Fördermittelbearbeitung eingegangene Anträge erfasst, bearbeitet und mit einem Förderbescheid und der späteren Verwendungsnachweisprüfung abgeschlossen werden. Mit der Bearbeitung erfolgt gleichzeitig die bilanzbuchhalterische Erfassung und automatisierte Auszahlung sowie eine revisionssichere Dokumentation und Ablage.

Dazu wurde eine aktualisierte Staffelplanung für die Einführung einer einheitlichen Fördermittelbearbeitung (2023-2026) mit den Ressorts abgestimmt und am 19.06.2023 vom Kabinettsausschuss für Staatsmodernisierung und Digitalisierung (KASMOD) gebilligt.

Während der Projektlaufzeit wurde in folgenden Dienststellen eine Anbindung an das LRM Fördermittel erfolgreich abgeschlossen:

• Staatskanzlei mit 34 Förderprogrammen
• Ministerium des Innern, für Sicherheit und Heimatschutz mit 2 Förderprogrammen
• Ministerium für Kultus, Bildung und Chancen mit 18 Förderprogrammen
• Ministerium der Finanzen mit 2 Förderprogrammen
• Ministerium für Wirtschaft, Energie, Verkehr, Wohnen und ländlichen Raum mit 236 Förderprogrammen
• Ministerium für Arbeit, Integration, Jugend und Soziales mit 50 Förderprogrammen
• Ministerium für Landwirtschaft und Umwelt, Weinbau, Forsten, Jagd und Heimat mit 41 Förderprogrammen
• Ministerium für Wissenschaft und Forschung, Kunst und Kultur mit 154 Förderprogrammen
• Regierungspräsidium Kassel mit 9 Förderprogrammen für das Ministerium für Arbeit, Integration, Jugend und Soziales und das Ministerium für Landwirtschaft und Umwelt, Weinbau, Forsten, Jagd und Heimat
• Regierungspräsidium Gießen mit 11 Förderprogrammen für das Ministerium für Arbeit, Integration, Jugend und Soziales und das Ministerium für Landwirtschaft und Umwelt, Weinbau, Forsten, Jagd und Heimat
• Regierungspräsidium Darmstadt mit 34 Förderprogrammen für das Ministerium für Wirtschaft, Energie, Verkehr, Wohnen und ländlichen Raum, das Ministerium für Arbeit, Integration, Jugend und Soziales und das Ministerium für Landwirtschaft und Umwelt, Weinbau, Forsten, Jagd und Heimat

Für das 2. Halbjahr 2024 ist vorgesehen, sukzessiv weitere Förderprogramme an das LRM Fördermittel anzubinden. Weiterhin sind die aus der Landtagswahl 2023 resultierenden Reorganisationsmaßnahmen umzusetzen und die Anforderungen an eine Fördermitteldatenbank im Berichtswesen zu definieren. Das Projekt arbeitet zudem an der Einrichtung einer Schnittstelle, die künftig eine Anbindung externer Fachverfahren an das LRM Rechnungswesen und das LRM Berichtswesen ermöglicht.

Onlineantragsmanagement im LRM Fördermittel

Es wird fortlaufend ein bürgerfreundliches Online-Antragsmanagement implementiert, um alle Fördermaßnahmen auch online anzubieten. Damit wird den Antragstellern ermöglicht, papierlos und ohne weitere Behördengänge die Informationen zum jeweiligen Förderantrag über ein Online-Formular an die zuständige Behörde zu senden. Neben diesem Bürgerservice ergeben sich folgende Vorteile für die Vorgangsbearbeitung in den Dienststellen: Die Antragsdaten werden automatisiert ins LRM Fördermittel übertragen und müssen dafür nicht mehr händisch erfasst werden. Durch die Validierung von Informationen können Fördervoraussetzungen schon im Onlineantrag geprüft werden, so dass hier Nachfragen entsprechend minimiert werden. Das Einscannen des Antragsdokuments als buchungsbegründende Unterlage entfällt.

Mit der Integration der Online-Antragskomponente in das LRM Fördermittel können gleichzeitig die Vorgaben des Onlinezugangsgesetzes erfüllt werden, wonach alle Verwaltungsleistungen auch elektronisch über Verwaltungsportale angeboten werden müssen.

Seit dem Projektstart im Jahr 2021 hat das Projekt ressortübergreifend 108 Onlineanträge für Förderleistungen umgesetzt. Bis zum 31.03.2024 war der Eingang von insgesamt 8.906 Online-Anträgen mit einem Gesamtfördervolumen von 227,5 Mio. Euro zu verzeichnen.

Nach Anbindung der Nutzerkonten BundID (zur Identifizierung von Privatpersonen) und Mein-Unternehmenskonto (zur Identifizierung von juristischen Personen) erfüllen die Online-Anträge den vom Onlinezugangsgesetz (OZG) geforderten Reifegrad 3.

Die Nutzerfreundlichkeit der Onlineanträge wird stetig durch Weiterentwicklungen, wie etwa zuletzt einer „Fehler melden“ -Funktion, optimiert. Im 2. Halbjahr 2024 ist die Anbindung eines Postleitzahlenregisters geplant, um die Fehleranfälligkeit der Eingaben zu minimieren.

Die Modernisierung im Bereich der hessischen Polizei ist maßgeblich durch den stattfindenden gesellschaftlichen Wandel beeinflusst. Die komplexen Herausforderungen der Digitalisierung, wie beispielsweise neu entstehende Kriminalitätsphänomene, die Verfügbarkeit neuer technologischer Innovationen oder eine veränderte Erwartungshaltung der „digitalen“ Bürger können meist nicht mehr mit althergebrachten Lösungsstrategien in ausreichender Weise adressiert werden. Auch im ersten Halbjahr 2024 hat die hessische Polizei daher den eingeschlagenen Weg weiterverfolgt und die gestartete digitale Transformation zielgerichtet vorangetrieben. Aufgrund der Vielzahl an Themen und Herausforderungen war (wie bereits in den Jahren 2022 und 2023 erfolgreich erprobt) die Priorisierung der Handlungsfelder in Form einer behördenübergreifenden „Roadmap 2024“ erfolgsentscheidend. Die Fokussierung auf priorisierte Themenbereiche sichert eine sich schrittweise annähernde und ergebniszentrierte Arbeitsweise. Die Roadmap 2024 umfasst aktuell insgesamt 54 Themenkomplexe, von denen 23 im ersten Halbjahr 2024 durch die sogenannten Produktteams und Themenführer agil umgesetzt werden.

Auf dem Weg hin zur „smarten Polizei“ der Zukunft wird mit dem Digitalisierungsprojekt „Schub 11“ weiterhin der notwendige Schub erzeugt, um im Thema Digitalisierung schrittweise und mit klarem Fokus weiter Fahrt aufzunehmen. Entsprechend dem Motto „Groß denken, klein anfangen“ werden skalierbare und gleichzeitig zukunftsfähige Lösungen geschaffen, die sich am tatsächlichen Bedarf ausrichten und direkten Nutzen im polizeilichen Alltag erzeugen.

Aber auch die Neuausrichtung der Kriminalitätsbekämpfung rückt ab 2024 in den zentralen Fokus. Mit dem Projekt P24, das mit dem bestehenden Projekt Schub 11 eng verzahnt wurde, macht die hessische Polizei die Kripo zukunftsfest. Die Entwicklung krimineller Strukturen und deren Erscheinungsformen wird maßgeblich durch gesellschaftliche Veränderungen bestimmt. Es bestehen somit immerwährend neue Herausforderung bei der Kriminalitätsbekämpfung. Diese Herausforderungen verlangen nicht nur eine gewissenhafte Überprüfung der vorhandenen Mechanismen, Strukturen und Arbeitsmethoden. Sie bedingen auch, dass dieser Überprüfung Anpassungen folgen, wo Verbesserungspotentiale erkannt werden, und die hessische Polizei so moderne Antworten zur strategischen Kriminalitätsbekämpfung findet. In einem ersten Schritt wurden neun Schwerpunktthemen identifiziert (Vorgangs- und Prozessanalyse, Organisierte- und Gewaltkriminalität, Kinder- und Jugenddelinquenz, Justiz und Recht, Personal, Einsatz- und Ermittlungsunterstützung, Wissenschaft, Finanzermittlungen, Staatsschutz), die einer vordringlichen Befassung hinsichtlich einer Optimierung oder Neuorganisation der Kriminalitätsbekämpfung bedürfen. Die Projektinitiierung wurde zu Jahresbeginn 2024 erfolgreich abgeschlossen. Alle Teilprojekte arbeiten.

Mittlerweile werden alle angestoßenen Veränderungs- bzw. Weiterentwicklungsaktivitäten durch die bereits im Jahr 2023 gestartete Erweiterung der polizeilichen Aufbauorganisation durch das sogenannte „Haus der Polizei“ geprägt und beeinflusst. Durch die neuartige Säulenstruktur (Gliederung in die Säulen Einsatz & Kriminalitätsbekämpfung, Prävention, Technik & Digitalisierung, Bildung, Personal & Führung zur Vernetzung der Polizeibehörden) soll sich eine neue Form der behördenübergreifenden Zusammenarbeit langfristig in der Organisation etablieren und zur Selbstverständlichkeit für alle Bediensteten werden. Gleichzeitig wird der Ansatz zukünftig als Ausgangspunkt für die ganzheitliche strategische Weiterentwicklung der Organisation dienen. Im Sinne eines „Dualen Betriebssystems“ ist das Haus der Polizei Vehikel und Werkzeug zur übergreifenden Problemlösung und Ausdruck einer modernen, problemangepassten sowie zeitgemäßen Arbeitsweise.

Die zentrale Bedeutung des Ansatzes „Haus der Polizei“ wurde bereits durch die Umstrukturierung des Hessischen Polizeipräsidiums für Technik (HPT) spürbar. Mit der neuen Organisationsstruktur wurde die Rolle des HPT innerhalb der Hessischen Polizei gestärkt und die Behörde mit angepasster Organisation für die zukünftigen Herausforderungen gerüstet. Neben der Einbindung in die neue Säulenstruktur und der Weiterentwicklung des INNOVATION HUB 110 wurden auch vormals ministerielle Aufgaben sowie die damit einhergehende Strategieverantwortung an das HPT übertragen.

Wesentlich ist die umgesetzte Verschmelzung der ehemaligen Abteilung 3 mit dem INNOVATION HUB 110 am Standort Frankfurt am Main. Der INNOVATION HUB 110 als neue Abteilung unterscheidet sich mit seiner Organisationsstruktur und Arbeitsmethodik deutlich von den anderen Abteilungen der Behörde. Seine neun Fach- und neun Produktgruppen arbeiten im besonderen Maße agil und vernetzt.

Um die Digitalisierungsaktivitäten der Polizei noch weiter zu stärken, wurden, parallel zur Umstrukturierung des HPT, auch die Idee des INNNOVATION HUB 110 konsequent fortentwickelt und erste Maßnahmen umgesetzt. Die hessische Polizei hat mit dem initialen INNOVATION HUB 110- Ansatz bereits im Jahr 2020 eine eigene Digitalisierungsschmiede geschaffen – ein Konzept, das in dieser Form weiterhin deutschlandweit einzigartig ist. Hier entwickelt ein Team aus Polizeibeamtinnen und -beamten gemeinsam mit IT-Spezialisten und Projektmanagern Lösungen für den polizeilichen Dienstalltag. Dabei setzt der INNOVATION HUB 110 auf verschiedene Schlüsselelemente: die Einbeziehung der Fachlichkeit, einen agilen Projektansatz für eine hohe Anpassungsfähigkeit, die nahtlose Integration der Lösungen in die Organisation, eine flächendeckende Beteiligung und eine kommunikative Begleitung all dessen.

Mit dem Projekt zur Fortentwicklung des INNOVATION HUB 110 wird nun eine Serviceeinheit für die gesamte Hessische Polizei und weitere Partner geschaffen, die unter Beteiligung aller Behörden und unter Federführung des HPT sowie des HLKA Fachlichkeit und Technik enger zusammenführt. Hierbei liegt insbesondere die Weiterentwicklung im Bereich der Kriminalitätsbekämpfung im Fokus. Um die behördenübergreifende Vernetzung zu fördern und die im INNOVATION HUB 110 gelernte Arbeitsweise auf weitere Themenbereiche auszudehnen, wurden mit der Erweiterung der nutzbaren Flächen am Standort Frankfurt am Main die Grundlagen für die anstehende Fortentwicklung gelegt.

Neben dem Aufbau eines neuen Ermittlungszentrums in Form eines OPERATIONS HUB werden ein Auswerte- und Analysezentrums im sogenannten INFORMATION HUB, ein Finanzermittlungszentrum im FINANCE HUB sowie die Realisierung der Forensikstraße zur zentralen Auswertung digitaler Datenträger als Teil einer DIGITALFABRIK umgesetzt. Ziel des Ansatzes ist die Bündelung von fachlicher und digitaler Kompetenz zur Bearbeitung konkreter polizeifachlicher Herausforderungen.

„Smartphones und Tablets werden zum festen Bestandteil des Dienstalltages. Die mobile Erreichbarkeit stärkt die Nähe zu Bürgerinnen und Bürgern und verbessert die internen Arbeitsabläufe.“ - Die in dieser Vision zusammenfasste Erwartung ist bereits in vielen Bereichen Realität geworden.

Durch die Vollausstattung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der hessischen Polizei mit mobilen Endgeräten wie Smartphones und Tablets haben die Polizei-Apps die Polizeiarbeit auf der Straße bereits deutlich verbessert und erleichtert. In Ergänzung zum bestehenden App-Portfolio, steht den Einsatzkräften nun mit der Strafanzeige-App eine weitere innovative App zur Verfügung. Um die Polizeikräfte zu entlasten, ist die digitale Sachbearbeitung am Entstehungsort der Daten essentiell. Mittels Strafanzeige-App können Strafanzeigen nun vor Ort aufgenommen werden. Mit der App können die Polizeibeamtinnen und -beamten beispielsweise schnell Daten von Ausweisdokumenten auslesen und diese in das Vorgangsbearbeitungssystem der hessischen Polizei übertragen. Die Standorterkennung erfolgt automatisiert. Zurück auf dem Revier ist die Anzeige nahezu komplett fertig.

Es entfällt die Doppelerfassung von Daten, wie es bislang der Fall war, nämlich erst Aufnahme aller Daten mittels Stift und Block und anschließend durch die händische Übertragung ins Vorgangsbearbeitungssystem. Mit der neuen App dagegen wird deutlich mehr Effizienz geschaffen, wodurch sowohl Wartezeiten für Bürgerinnen und Bürger als auch die Bearbeitungszeit der Polizeikräfte reduziert werden.

Eng verknüpft ist die Initiative der sogenannten Modellreviere, die weiterhin ausgebaut wird. Modellreviere erproben die verschiedenen Anwendungen und Lösungen für die digitale Polizeiarbeit der Zukunft unter Realbedingungen im Einsatz. Dazu entstehen Modellreviere in jedem hessischen Präsidium, die mit der neuesten Technik ausgestattet sind, um diese vor einem Rollout in der ganzen Polizei im Echtbetrieb zu testen.

Einen wesentlichen Baustein der Digitalstrategie der hessischen Polizei bildet die gestartete „Cloud-Journey“, also die zunehmende Umstellung auf cloudbasierte Dienste. Die Polizei Cloud Hessen als Private Cloud im Rechenzentrum der HZD ist als zentralisierter Speicher- und Arbeitsort eine wirkungsvolle Antwort auf das Problem großer Datenmengen. Gerade im Bereich der Bekämpfung von Kinder- und Jugendpornografie bringt die Cloud große Vorteile mit sich. Wesentlich hierbei ist eine zentrale Infrastruktur, auf die Ermittlerinnen und Ermittler von jedem HessenPC zugreifen können, um erstens eine zentrale Analyseplattform zur Erkennung von Täterzusammenhängen zu nutzen und zweitens eine verbesserte – da cloudbasierte – Auswertungssoftware mit KI-Services zu nutzen.

Die Nutzung der Cloudtechnologie als zentrale Plattformtechnologie stellt für die hessische Polizei einen wichtigen Baustein dar, um künftig IT-Verfahren schnell, flexibel und skalierbar verfügbar zu machen. Ein erster Grundstein für eine umfassendere Multicloud-Strategie wurde zusammen mit der HZD durch die Realisierung der Polizei Cloud Hessen gelegt. Der Weg in die Public Cloud ist vorgezeichnet und wird die notwendige Flexibilität und Skalierbarkeit ermöglichen. Erste mögliche Anwendungsfälle werden getestet, um die Leistungsfähigkeit des Ansatzes Multicloud nachzuweisen.

Die vorgesehene Einführung der elektronischen Akte in Strafsachen (eAS) wird einen wesentlichen Baustein auf dem Weg zur Realisierung medienbruchfreier digitaler Prozesse darstellen. Durch die digitale Erfassung eines Vorgangs (beispielsweise über die Onlinewache), die anschließende digitale Bearbeitung im Vorgangsbearbeitungssystem und die papierlose Weitergabe der elektronischen Strafakte an die Justiz entsteht zukünftig ein zeitgemäßer Workflow, der eine effiziente und effektive Polizeiarbeit erlauben wird.

Gemäß dem Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs ist der Akten- und Datenaustausch zwischen Polizei, Justiz und den Verwaltungsbehörden im Bußgeldverfahren zu modernisieren. Die elektronische Akte in Strafsachen ist daher bundesweit spätestens bis 2026 umzusetzen.

Eine technische Lösung wird im Rahmen des Programms Polizei 20/20 bereitgestellt und in die hessischen Workflows integriert. Wesentlicher Meilenstein auf dem Weg zur elektronischen Akte war die Auswahl des zentralen Dienstleisters. Mit Unterstützung der Hessischen Polizei wurde die HZD für den Betrieb der bundesweit genutzten Lösung ausgewählt und die Arbeiten zum Aufbau der entsprechenden Infrastruktur gestartet.

Aufgrund der Komplexität des Vorhabens wird die Umsetzung schrittweise erfolgen. Aktuell werden die technischen Systeme vorbereitet und die Voraussetzungen geschaffen, um mit einer ersten Pilotierungsphase zeitnah starten zu können.

Zur Umsetzung der Saarbrücker Agenda hat das BMI das „Programm Polizei 20/20“ ins Leben gerufen, an dem sich alle 20 deutschen Polizeien beteiligen. Angelehnt an die Saarbrücker Agenda ist eines der wesentlichen Ziele des Programms, die polizeiliche Vorgangs- und Fallbearbeitung zu vereinfachen, indem Informationen schneller abgeglichen, verifiziert und ausgetauscht werden können. Nach einer Phase der strategischen Konzeption geht das „Programm Polizei 20/20“ nun in die Umsetzungsphase, um entsprechend des entworfenen Zielbilds alle wesentlichen Transformationsschritte bis zum Jahr 2030 abschließen zu können.

Kernelemente des Programms, wie ein Datenhaus-Ökosystem für die deutsche Polizei zu errichten und die polizeilichen Verbundsysteme zu einem Informationsverbund Polizei (IVP) zu transformieren, können nur im Verbund und in gegenseitigem Vertrauen geschaffen werden.

Als Teilnehmer des Programms bringt sich die Hessische Polizei daher aktiv in die Ausgestaltung der gesetzten Zwischenziele ein. Insbesondere im Themenfeld mobile-IT hat Hessen frühzeitig Verantwortung übernommen. Als Themenführer „Mobile-IT“ bringt Hessen beispielsweise die im INNOVATION HUB 110 entwickelten dienstlichen Applikationen als neuen Standard in das Programm zur Nachnutzung ein bzw. stellt die Applikationen für alle Teilnehmer zur Nachnutzung zur Verfügung. Die in Hessen entwickelte Modulare Applikations-Integrationsplattform (MAI) stellt zudem eine zentrale technische Komponente zum Aufbau des Datenhausökosystems dar. Durch die eingebrachten hessischen Komponenten entsteht eine kurzfristige Nutzenrealisierung durch frühzeitige und breite Bereitstellung mobiler Anwendungen.

Der Einsatz von KI als wesentliche Zukunftstechnologie ist im Rahmen der Verfolgung von Straftaten und der Abwehr von Gefahren fachlich dringend geboten und ohne Alternative. Im Zuge des Ausbaus des INNOVATION HUB 110 wird die hessische Polizei die Entwicklung und Bereitstellung von KI-Services in enger Zusammenarbeit mit dem Hessischen Landeskriminalamt und den Polizeipräsidien hessenweit bündeln. Ziel ist die Zusammenführung von fachlicher und technischer Kompetenz, um den Ermittlerinnen und Ermittlern wirksame Lösungen bereitzustellen.

Als Produktvision sollen beispielsweise zentrale Verfahren zur Auswertung und Analyse von Massendaten sowie die Bereitstellung von KI-Services über eine KI-Plattform weiter ausgebaut werden. Weiterhin wird umfassend in die technische Infrastruktur investiert, beispielsweise in die Polizei Cloud Hessen (PCH), um im Rahmen der rechtlichen Befugnisse KI-Funktionalitäten für eine noch effizientere Kriminalitätsbekämpfung zur Verfügung stellen zu können.

Durch die am 13.03.2024 erfolgte Zustimmung zum EU AI-Act gab das EU-Parlament endgültig grünes Licht für eine gesetzliche Regulierung des Einsatzes von Künstlicher Intelligenz in der Europäischen Union. Die Hessische Polizei beteiligt sich daher aktiv an einer entsprechenden Bund-Länder-Arbeitsgruppe, um die Auswirkungen der KI-Verordnung auf die Polizeilichen KI-Systeme frühzeitig zu analysieren und gemeinsam Maßnahmen für einen rechtskonformen Betrieb von KI-System abzuleiten.

Durch die Erweiterung der Flächen im Zuge der Fortentwicklung des INNOVATION HUB 110 in Frankfurt am Main hat sich die einmalige Chance zur Etablierung einer sogenannten DIGITALFABRIK ergeben. Ziel der DIGITALFABRIK ist die Steigerung von Effizienz und Effektivität polizeilicher Prozesse, beispielsweise im Bereich der forensischen Auswertung, um mit Hilfe von Standardisierung und Automatisierung eine fließbandähnliche Abarbeitung bzw. Prozessbeschleunigung zu ermöglichen.

Um Datenträger in einem weitgehend automatisierten Prozess auszuwerten und so eine schnellere und bessere Verbrechensbekämpfung zu ermöglichen, haben unterschiedliche Polizeipräsidien in Hessen unter der Leitung des HPT und des Hessischen Landeskriminalamts (HLKA) mit dem Aufbau der DIGITALFABRIK begonnen. Mit dem gemeinsamen Projekt, das zunächst mehrere Forensikstraßen zur effizienteren Erfassung und Auswertung forensischer Asservate enthalten wird, soll die Auswertung von IT-Asservaten signifikant verbessert werden. Vorerst liegt der Fokus dabei auf Daten im Kampf gegen Kinderpornographie und sexuellen Missbrauchs von Kindern und Jugendlichen.

Es handelt sich dabei um die systematische, routinierte und möglichst automatisierte Abarbeitung von Datenträgern durch einen zentral konzentrierten und koordinierten Technik- und Fachpersonaleinsatz in der DIGITALFABRIK, der die dezentrale Bearbeitung des digitalforensischen Gesamtprozesses für einen wesentlichen Teil der Asservate ablöst.

Das Konzept der Forensikstraßen geht Hand in Hand mit dem Konzept des zentralen Forensiknetzes. Das cloudbasierte Forensiknetz stellt den ersten Anwendungsfall der Polizei Cloud Hessen dar. Forensikerinnen und Forensiker können nun über die zentrale Infrastruktur auf die dezentral in den Polizeipräsidien gesicherten Daten zugreifen. Wesentlicher Mehrwert entsteht zusätzlich durch die zentrale Bereitstellung von Anwendungen zur forensi­schen Analyse („Forensik-Desktop“) und die damit verbundene Verlagerung der automatisierten Datenaufbereitung in die neue Polizei Cloud. Mit dieser Lösung können die Ermittler digitale Asservate, die risikobehaftete Daten enthalten könnten, sicher analy­sieren, ohne dabei im Netz der Polizei Tür und Tor für Schadprogramme (z.B. Ransomware) zu öffnen.

Bund und Länder haben sich auf eine föderale Umsetzung der Verpflichtungen aus dem Onlinezugangsgesetz verständigt, deren Ergebnisse in Form sogenannter EfA-Verfahren zur Nutzung bereitgestellt werden. EfA steht dabei für „Einer für Alle“ – ein Land entwickelt und betreibt ein Online-Antragsverfahren und stellt es prinzipiell allen anderen Ländern zur Nutzung zur Verfügung.

Es konnte unter Federführung des Landes Hessen abgestimmt werden, dass die Betriebskosten für ausgewählte EfA-Verfahren im Jahr 2024 vollständig durch Restmittel der FITKO (Föderale IT-Kooperation) finanziert werden. Ab dem Jahr 2025 greift wieder die bereits im Jahr 2023 beschlossene Regelung, dass für diese Verfahren die Hälfte der Betriebskosten aus dem gemeinsamen Budget von Bund und Ländern bei der FITKO finanziert werden, während die zweite Hälfte durch die nutzenden Länder anteilig beigetragen wird.

Aufgrund zahlreicher Hürden (technisch, organisatorisch, fachlich, vergabe- und datenschutzrechtlich) bleibt der Roll-Out der EfA-Verfahren hinter den Erwartungen zurück. Durch die Vereinfachung, die durch die vollständige Finanzierung erreicht wird, sollen die gemeinsam finanzierten EfA-Verfahren in der Initiierungs- und Umstellungsphase 2024 auf eine stabile und langfristige Nutzungsbasis gestellt werden.

Mit dem „Digitalisierungsprogramm Föderal“ wurden in den vergangenen Jahren klare Umsetzungsstrukturen über die föderalen Ebenen hinweg entwickelt, die ein Fundament für die nutzerfreundliche Verwaltungsdigitalisierung gelegt haben. Im Sinne der Verstetigung und der Verankerung in den Fachressorts der Länder wurde auf Ebene der Abteilungsleitungen im IT-Planungsrat die Einrichtung einer Arbeitsgruppe beschlossen, um das bestehende Programm weiterzuentwickeln. Dabei sollen Vorschläge für die zukünftige Zusammenarbeit zwischen den Ländern und dem Bund bei dem Betrieb und der Weiterentwicklung von EfA-Verfahren erarbeitet werden. Hessen hat die Federführung einer Unterarbeitsgruppe übernommen, in der diesbezügliche Aufgaben und Zuständigkeiten in Abgrenzung zwischen Fachressorts und übergreifender Zuständigkeit des IT-Planungsrats beschrieben werden.

Der in gemeinsamer Federführung der Länder Hessen und Rheinland-Pfalz zur Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) entwickelte Online-Dienst „Breitband-Portal“ bildet die Zustimmung zur Leitungsverlegung nach § 127 Abs. 1-3, 6-8 Telekommunikationsgesetz (TKG) digital ab.

Das „Breitband-Portal“ ermöglicht die digitale, medienbruchfreie Beantragung und Bearbeitung von Verwaltungsleistungen gemäß § 127 Abs. 1-3, 6-8 TKG. Auf Basis dieser als „Software-as-a-Service“-Anwendung (SaaS) bereitgestellten IT-Lösung werden Nutzerinnen und Nutzer sowohl im Rahmen der Antragstellung (auf Seiten der TK-Unternehmen) als auch im Prozess der Zustimmung (auf Seiten der Wegebaulastträger) Schritt für Schritt durch die Beantragung und Bescheidung der Verwaltungsleistung geführt. Rückfragen, Änderungen und die gesamte Kommunikation werden digital und medienbruchfrei über das Portal gesteuert. Durch den vollständig „Ende-zu-Ende“ digitalisierten Prozess wird das wegerechtliche Genehmigungsverfahren im Ausbau digitaler Infrastrukturen beschleunigt.

Das „Breitband-Portal“ wird vom IT-Planungsrat vor dem Hintergrund der OZG-Umsetzung als Leistung von föderalem Interesse eingestuft. Die ekom21 ist als IT-Dienstleister operativ für die Bereitstellung des EfA-Online-Dienstes „Breitband-Portal“ zuständig. Das Ziel der vollständigen Digitalisierung des Beantragungs- und Zustimmungsprozesses im Bereich der Leitungsverlegung ist technisch praktisch erreicht. Aktuell erfolgt der bundesweite Roll out. Die Länder Hessen und Rheinland-Pfalz nutzen das Breitband-Portal bereits in der Fläche mit jeweils mehr als 50 Prozent der Kommunen. Im Saarland wurde im 1. Quartal 2024 die Auftaktveranstaltung zum flächenhaften Roll-out in den Kommunen durchgeführt. Der Freistaat Sachsen hat den Vertrag zur Nachnutzung des Breitband-Portals im 2. Quartal 2024 geschlossen. Im Berichtszeitraum haben sich auch die Länder Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern und Sachsen-Anhalt für eine Nachnutzung des Breitband-Portals entschieden. In weiteren interessierten Bundesländern wird der Online-Dienst mit ausgewählten Kommunen mit dem Ziel der Nachnutzung derzeit erprobt. Der Dienst wird nach dem EfA-Prinzip allen weiteren Bundesländern zur Nachnutzung angeboten.

Zur Digitalisierung des Jagd- und Fischereiwesens setzt Hessen im Rahmen von Einer-für-Alle-Projekten (EfA) und den dazugehörigen EfA-Allianzen auf die Zusammenarbeit mit vielen weiteren Bundesländern. Im Vordergrund stehen dabei die Digitalisierung der Antragstellung auf Erteilung von Jagd-, Falknerjagd- und Fischereischeinen. Weitere Leistungen dieser Projekte sind unter anderem die Antragstellung auf Zulassung zur Jäger- und Falknerprüfung im Bereich der Jagd sowie Anzeige- und Genehmigungsleistungen im Bereich der Fischerei wie z. B. die Anzeige von Fischereipachtverträgen.

Die EfA-Projekte wurden planmäßig zum Ende des Jahres 2023 abgeschlossen. Aktuell steht eine Vielzahl an Online-Diensten in einer ersten Version zur Nachnutzung zur Verfügung. Das Hessische Ministerium für Landwirtschaft und Umwelt, Weinbau, Forsten, Jagd und Heimat arbeitet im engen Austausch mit den federführenden Bundesländern Schleswig-Holstein (Fischerei) und Rheinland-Pfalz (Jagd) an der Nachnutzung von Leistungen aus diesen Themenbereichen.

Dem intensiven und konstruktiven Arbeiten in der EfA-Allianz Fischerei folgte in Hessen die Mitwirkung an der Referenzimplementierung der Leistungen „Anzeige Fischereipachtvertrag“ auf Ebene der Kommunen sowie „Ausnahmegenehmigung Fischfang mit Elektrizität“ auf Ebene der oberen Fischereibehörden. Die Pilotierung der beiden Leistungen wird derzeit verfolgt. Die Abstimmung zu den vertraglichen Details für die EfA-Nachnutzung wurde durch Hessen mit einer offiziellen Interessensbekundung bereits initiiert. Der Rollout kann nach Vertragsschluss bei den betroffenen Landesbehörden und bei interessierten unteren Fischereibehörden erfolgen. Die Pilotierung weiterer Leistungen zum Fischereischein soll nach Bereitstellung der Onlinebezahlmöglichkeit und unter Berücksichtigung der Fortschritte bei der ganzheitlichen Digitalisierung des Fischereischeinwesens geprüft werden.

Aufgrund der konkurrierenden Gesetzgebung im Bereich der Fischerei existieren lediglich Bundesgesetze zur Hochsee- und Küstenfischerei, weshalb im Zuge der Allianz auch die weitgehende Harmonisierung der Länderfischereigesetze für die Binnengewässer angestrebt wird. Resultat dieses Vorhabens ist die zukünftig lebenslange Gültigkeit des Fischereischeins (bisher maximal zehn Jahre) sowie die gegenseitige Anerkennung der Länderfischereischeine und Fischerprüfungen. Zu diesem Zweck läuft derzeit ein Projekt zur ganzheitlichen Digitalisierung des Fischereischeinwesens an. U. a. soll ein bundesweites Fischereischein- und Prüfungsregister geschaffen werden, welches die Erteilung der Fischereischeine und die Gültigkeitskontrolle dieser vor Ort vereinfachen und teilautomatisieren soll. Die rechtlichen Voraussetzungen dafür hatten bereits Einzug in das Ende 2022 novellierte Hessische Fischereigesetz sowie die Anfang 2023 novellierte Hessische Fischereiverordnung gefunden.

Im Bereich des Jagdwesens hat der Bund zwar die Gesetzgebungskompetenz über das Recht der Jagdscheine, die Länder haben jedoch eine gewisse Abweichungskompetenz hinsichtlich der Ausgestaltung der Jägerprüfung. Diese sorgt dafür, dass die einzelnen Ländergesetzgebungen vor allem bei der Zulassung zur Jäger- und Falknerprüfung und bei der Durchführung dieser stark divergieren. Ergebnis des EfA-Projektes Jagdschein Digital sind die Hessen-Mandanten für die Leistungen „Antrag Erteilung Jagd- und Falknerjagdschein“, „Antrag auf Zulassung zur Jäger- und Falknerprüfung“ und „Antrag Änderung Jagdschein“. Auch hier hat die Pilotierung der Online-Dienste bereits begonnen. Nach Klärung der vertraglichen Details mit Rheinland-Pfalz und Festlegung der hessischen Strukturen für die kommunale EfA-Nachnutzung kann der Rollout bei interessierten unteren Jagdbehörden erfolgen.

Im Rahmen des Onlinezugangsgesetzes (OZG) steht seit April 2024 das elektronische Weinbegleitdokument-Verfahren (eWeinBV)“ in Hessen zur Verfügung. Die Entwicklung und Bereitstellung zur Nachnutzung erfolgte durch das federführende Bundesland Rheinland-Pfalz im Rahmen der EfA-Allianz Weinbau. Der Vertrag zur Nachnutzung wurde durch das HMLU in 2024 gegenüber der FITKO gezeichnet.

Das Weinbegleitdokument ist EU-rechtlich vorgeschrieben und eine Art „Ausweisdokument“ für Weine. Das Dokument muss beim Transport von Weinbauerzeugnissen mitgeführt werden: Es enthält die wichtigsten Informationen bezüglich Herkunft und Qualität der Weine und ist somit ein wichtiger Beitrag für die Überwachung der Transporte. Mit dem elektronischen Weinbegleitdokument steht der Weinbranche in Hessen nun seit dem 01.04.2024 unter onlinedienst-weinbau.deÖffnet sich in einem neuen Fenster eine digitale Alternative zum bisherigen analogen Verfahren zur Verfügung. Das Verfahren kann von der Weinbranche nun bereits in allen Bundesländern außer Berlin und Bremen (Stand April 2024) genutzt werden.

Für die Betriebe der Weinwirtschaft ermöglicht der Onlinedienst eine Reduzierung des bürokratischen Aufwands, da Abläufe vereinfacht werden können, Daten nicht mehrfach erfasst werden müssen und der bisher erforderliche postalische Versand der Durchschriften entfällt. Zusätzlich werden durch integrierte Plausibilitätsprüfungen Eingabefehler vermieden. 

Für die entgegennehmende Behörde Landesbetrieb Hessisches Landeslabor bietet das Verfahren ebenfalls einen Mehrwert, da die Daten aus dem Onlinedienst im ebenfalls zentral bereitgestellten und angebundenen Fachverfahren weiterbearbeitet werden können.

Entscheidend für die erfolgreiche Nachnutzung für Hessen war und ist die kooperative Zusammenarbeit und enge Abstimmung über die Ländergrenzen hinweg sowie die zentrale Steuerung und intensive Begleitung des Roll-Out-Prozesses durch Rheinland-Pfalz. Die Zusammenarbeit zur Erstellung des eWeinBV soll daher in einem kontinuierlichen Prozess fortgeführt werden. Im Rahmen dieser Zusammenarbeit soll das eWeinBV ausgebaut werden, in dem auch der Prozess für Kommissionäre von Weinen integriert wird und somit auch dieser Berufsgruppe eine Teilnahme an dem eWeinBV ermöglicht wird. 

Im Rahmen der EfA („Einer-für-Alle“)-Leistung Personenbeförderungsgenehmigung wurden unter der Federführung des Hessischen Ministeriums für Wirtschaft, Energie, Verkehr, Wohnen und ländlichen Raum gemeinsam mit dem IT-Dienstleister ekom21 – KGRZ Hessen Onlinedienste für die Taxi- und Mietwagengenehmigung sowie die Genehmigung für den Gelegenheitsverkehr mit Kraftomnibussen für Unternehmerinnen und Unternehmer entwickelt. Beide Antragsstrecken stehen den Bundesländern seit Ende 2022 über den FIT-Store der FITKO (Föderale IT-Kooperation) zur Nachnutzung zur Verfügung und ermöglichen über die Schnittstelle ins Fachverfahren eine vollständig digitale Bearbeitung der Verwaltungsakte. Die Anbindung der Schnittstellen durch den marktführenden Fachverfahrenshersteller ist bereits im Jahr 2023 erfolgt.

Der Onlinedienst ist in hohem Maße auf Länderbedürfnisse automatisiert spezifisch anpassbar und bietet darüber hinaus integrierte Prüfungen für eine qualitativ hochwertige Antragsübermittlung. Ein großes Release-Update der ekom21-Software zur EfA-Leistung Personenbeförderungsgenehmigung wurde Ende November 2023 veröffentlicht und enthält zahlreiche Verbesserungen und neue Funktionen, welche zum großen Teil von den Genehmigungsbehörden für die Benutzerfreundlichkeit gewünscht wurden. So wurde beispielsweise die Übersichtlichkeit der Startseite bei gleichbleibendem Informationsgehalt verbessert. Darüber hinaus haben die Genehmigungsbehörden nun die Möglichkeit einen individuellen Link einzufügen, der den Antragsteller oder die Antragstellerin mit weiteren Informationen, bspw. durch Verlinkung auf die Behörden-website, versorgt. Zusätzlich stehen die Antragsstrecken nach diesem Release nun auch in englischer Sprache zur Verfügung.

Insbesondere in Hessen konnten mittlerweile zahlreiche Genehmigungsbehörden (u.a. Wiesbaden, Bad Wildungen, Gelnhausen, Wetzlar) an den Onlinedienst Taxi- und Mietwagengenehmigung angebunden werden. Weitere 29 hessische Behörden befinden sich derzeit im Anbindungsprozess. Außerhalb Hessens konnten bereits in Rheinland-Pfalz, Baden-Württemberg, im Saarland sowie in den Stadtstaaten Berlin und Hamburg Genehmigungsbehörden an den Onlinedienst angeschlossen werden. In den Flächenändern sollen weitere Behörden folgen. Die Kraftomnibusgenehmigung ist inzwischen in allen drei hessischen Regierungspräsidien implementiert, sodass dieser Onlinedienst flächendeckend in Hessen verfügbar ist. Außerhalb Hessens wurde der Onlinedienst Kraftomnibusgenehmigung ersten Genehmigungsbehörden im Saarland, Baden-Württemberg und Rheinland-Pfalz zur Verfügung gestellt.

Für den EfA-Betrieb und die Weiterentwicklung der Leistungen wurde ein Nachnutzungssteuerungskreis etabliert, welcher in regelmäßigen Abständen tagt.

Die Leistung Führerschein wurde vom Hessischen Ministerium für Wirtschaft, Energie, Verkehr, Wohnen und ländlichen Raum, einem der beiden Federführer im OZG-Themenfeld „Mobilität und Reisen“, gemeinsam mit dem hessischen IT-Dienstleister ekom21 – KGRZ Hessen entwickelt. Als eine der 16 Fokusleistungen wird die Leistung „Führerschein“ aufgrund ihrer hohen Relevanz mit Priorität bundesweit nach dem „Einer-für-Alle“ (EfA-)Prinzip bereitgestellt.

Alle umsetzungsrelevanten Bestandteile der Leistungen (sogenannte „Leikas“) wurden digitalisiert und stehen seit Ende Oktober 2022 zur Verfügung. Wesentliche Komponenten wie die Authentifizierung über BundID, eine Biometrie-Komponente der Bundesdruckerei und die Bezahlung mittels gängiger ePayment-Verfahren sind in den Antragsprozess integriert.

Die Online-Antragsstrecken des Führerscheins bieten einen Mehrwert für Bürgerinnen und Bürger sowie nachnutzende Behörden durch eine vollständige Ende-zu-Ende-Digitalisierung. Die Entwicklung erfolgte unter Einbeziehung von Beteiligten aus den Fahrerlaubnisbehörden und wurde umfangreichen Tests zur Nutzerfreundlichkeit unterzogen und optimiert.

Um diesen Mehrwert bundesweit flächendeckend zu erreichen, werden die Schnittstellen zu den Online-Anträgen des digitalen Führerscheinantrags von verschiedenen Fachverfahrensherstellern umgesetzt, darunter GekoS mbH, Komm.One, prokommunal und Telecomputer GmbH. Zur Nutzung der Online-Anträge, auch bei noch nicht eingerichteter Schnittstelle an die Fachverfahren, wurde eine PDF-Lösung geschaffen. Hierbei wird der online gestellte Antrag als PDF-Dokument der Sachbearbeitung zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung gestellt.

Im Rahmen der Anbindung an die EfA-Leistung „Führerschein“ stoßen die Fahrerlaubnisbehörden auf unterschiedliche Herausforderungen. Um diesen umfassend zu begegnen, hat das HMWVW gemeinsam mit dem hessischen IT-Dienstleister ekom21 – KGRZ Hessen ein umfassendes Rollout-Konzept entwickelt. Dieses beinhaltet eine individuelle fachliche und technische Begleitung der Kolleginnen und Kollegen in den Fahrerlaubnisbehörden sowie die Bereitstellung von Infrastrukturkomponenten, falls diese nicht im Land oder der Kommune verfügbar sind.

Die Nachnutzung der EfA-Leistung „Führerschein“ ist über den Marktplatz der EfA-Leistungen der govdigital möglich. Neben Hessen haben 13 weitere Bundesländer Interesse an einer Nachnutzung bekundet. Bis Mai 2024 haben Baden-Württemberg, Berlin, Brandenburg, Bremen, Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz, Sachsen, Sachsen-Anhalt, Schleswig-Holstein und Thüringen einen Nachnutzungsvertrag unterzeichnet. Der digitale Führerscheinantrag wird bereits in knapp 70 Prozent der hessischen und knapp 90 Prozent der baden-württembergischen Fahrerlaubnisbehörden im Produktivbetrieb genutzt. Auch Fahrerlaubnisbehörden in Brandenburg, dem Saarland, Sachsen-Anhalt und Thüringen befinden sich bereits im Produktivbetrieb. Insgesamt sind derzeit 64 Fahrerlaubnisbehörden an die Leistung angebunden, weitere 47 Fahrerlaubnisbehörden befinden sich im Anbindungsprozess. Für den EfA-Betrieb und die Weiterentwicklung der Leistungen wurde ein Nachnutzungssteuerungskreis etabliert, welcher in regelmäßigen Abständen tagt.

Gemäß den Vereinbarungen im Koalitionsvertrag der 20. Wahlperiode wurde in Hessen erfolgreich ein digitales Bauportal für bauliche Genehmigungsverfahren entwickelt. Das Projekt „DigiBauG“ umfasst ein OZG-konformes Landes-Portal für ganz Hessen mit volldigitalisiertem Workflow (Antrag – Bearbeitung – Bescheid) und direkten Schnittstellen zu den Fachverfahren der unteren Bauaufsichtsbehörden soweit diese XBau 2.2 und aufsteigende Versionen unterstützen. Mit dem Ziel, einen Ende-zu-Ende digitalisierten Genehmigungsprozess anbieten zu können, hat sich Hessen bewusst für eine eigenständige Lösung entschieden. Sie geht zugunsten der Bauantragsteller und der kommunalen Genehmigungsbehörden weit über die bundesweite EfA-Lösung hinaus.

In Hessen wird die behördenübergreifende Zusammenarbeit im Bauportal konsequent mitgedacht. Dabei werden Verbesserungspotentiale über die Implementierung von Schnittstellen zu bestehenden Anwendungen umgesetzt, die zu wesentlichen Verbesserungen in den Abläufen führen und Ressourcen einsparen. Exemplarisch genannt sei die Schnittstelle zwischen dem Bauportal zum Gebäudeeinmessungsregister der Hessischen Verwaltung für Bodenmanagement und Geoinformation.

Die Fachverfahrenshersteller wurden intensiv in die Entwicklungsschritte des Bauportals einbezogen, um eine zügige Anbindung zu ermöglichen. Die im Bauportal Hessen angebotenen Leistungen wurden von der ekom21 unter Einbezug der Fa. saascom entwickelt und werden seitens der ekom21 für die nachnutzenden Kommunen als Software as a Service (SaaS) angeboten. Während die Bauaufsicht Frankfurt am 25. September 2023 in die Betriebsphase mit aktuell über 100 volldigital genehmigten Werbeanlagen startete, fanden parallel dazu bereits Tests für digitale Baugenehmigungen im Vollverfahren statt. Als erste Bauaufsicht hat die Stadt Darmstadt am 24. Januar 2024 eine digitale Baugenehmigung für den Sonderbau im Vollverfahren nach § 66 HBO erteilt. Nach der offiziellen Einführung des Bauportals wurde nunmehr mit dem Rollout für alle anderen unteren Bauaufsichten begonnen. Diese werden je nach Kapazität in den jeweiligen Kommunen und der Befähigung für die Umsetzung (Ertüchtigung des Fachverfahrens, Anpassungen interner Prozesse, Anpassung der IT-Struktur) an das hessische Bauportal angebunden. Insgesamt haben 33 von 36 hessischen unteren Bauaufsichten ein Anschlussinteresse bekundet und stehen in Kontakt mit dem Projektteam. Neben der Stadt Darmstadt befinden sich auch der Rheingau-Taunus-Kreis und die Stadt Hanau nach erfolgreichen Integrationstests in der Übergangsphase und stehen vor einem Go‑Live des Hessischen Bauportals mit dem Vollverfahren.

Eine wöchentliche stattfindende digitale Sprechstunde, welche sehr gut von den anzubindenden Bauaufsichten in Anspruch genommen wird, sowie mehrmals im Jahr erscheinende Newsletter informieren über den Projektstatus. Darüber hinaus dienen diese auch der Netzwerkbildung. Zudem fand am 17. April 2024 erstmalig das „DigiBauG-Forum“ statt, bei dem alle unteren Bauaufsichten in Präsenz zusammengetroffen sind, um Erfahrungen auszutauschen, Anregungen an das Projektteam zu erarbeiten und aktuelle Sachstände und Fortschritte der digitalen Baugenehmigung in Hessen zu teilen.

Aufgrund von neuen Anforderungen an das Projekt im Laufe der Entwicklungsphase (KI-Implementierung, BIM) sowie hohen Anforderungen an das Sicherheitsniveau, die Barrierefreiheit und aus der Single Digital Gateway Verordnung (SDG-VO), z. B. leichte Sprache, e-Payment, Übersetzung in andere Sprachen, mussten weitere Anpassungen vorgenommen werden. Auch durch die sehr zeitintensiven und unterschiedlichen Handhabungen der digitalen Transformation bei den jeweiligen unteren Bauaufsichten (Ressourcenproblematik personell/finanziell) und der Abhängigkeit von den Entwicklungen der XBau-Nachrichtentypen bei den Fachverfahrensherstellern, konnte die Entwicklungsphase noch nicht bei allen abgeschlossen werden. Bis Ende 2025 wird angestrebt, nahezu alle unteren Bauaufsichten in den Live-Betrieb oder zumindest in einen Feldversuch zu begleiten, um so ein in Hessen flächendeckend identisches Baugenehmigungsverfahren zu gewährleisten.

Im Rahmen des Onlinezugangsgesetzes wurde die Nachnutzung der EfA-Leistung Wohngeld im gemeinsamen Wohngeldfachverfahren (H)eWoG der Vier-Länder-Kooperation (Hessen, Rheinland-Pfalz, Brandenburg und Thüringen) beschlossen und größtenteils bereits umgesetzt. Die Antragsentwicklung und Bereitstellung zur Nach-nutzung erfolgt von Seiten Schleswig-Holsteins und dem Landes-IT-Dienstleister Data-port. Der für die Nachnutzung des Online-Dienstes Wohngeld mit der FITKO zu schließende Vertrag wurde in 2023 gezeichnet.

Mit der Ende-zu-Ende digitalisierten Leistung werden die Bürgerinnen und Bürger in die Lage versetzt, ihre Wohngeld-Anträge vollständig digital zu stellen. Auf Seiten der Sachbearbeitung in den Wohngeldbehörden können die Anträge vollständig digital im Fachverfahren (H)eWoG bearbeitet werden. Hessen hat das Wohngeldfachverfahren (H)eWoG mit der HZD zentral für alle Wohngeldbehörden in Hessen entwickelt und auch den drei weiteren Kooperationsländern zur Verfügung gestellt. Mit der erfolgreichen Anbindung der Online-Antragsstrecken der Leistung Wohngeld hat die HZD als erster IT-Dienstleister eine Ende-zu-Ende Integration der Leistung Wohngeld umgesetzt und den Einsatz der von der FITKO entwickelten FIT-Connect Schnittstelle in Hessen pilotiert. In Hessen und Rheinland-Pfalz ist es seit Ende des Jahres 2023 flächendeckend möglich Anträge auf Wohngeld digital einzureichen (siehe auch Pressemitteilung vom 27. Dezember 2023 zum Go-Live der Wohngeld-Anträge in Hessen:https://wirtschaft.hessen.de/presse/antrag-auch-digital-moeglich).

In Brandenburg und Thüringen konnten die Wohngeldbehörden aus unterschiedlichen Gründen noch nicht vollständig an den Online-Dienst angebunden werden. Das Ministerium für Wirtschaft, Energie, Verkehr, Wohnen und ländlichen Raum hat bei der Nachnutzung eine koordinierende Rolle eingenommen, wodurch das Verfahren erheblich beschleunigt werden konnte. Entscheidend für die erfolgreiche Anbindung war und ist die kooperative Zusammenarbeit und enge Abstimmung über die Ländergrenzen hinweg sowie die zentrale Steuerung und intensive Begleitung des Roll-Out-Prozesses. In einem nächsten Schritt wird das vom Online-Dienst bereitgestellte Formular zur Mitteilung von Änderungen für Hessen und die angebundenen Kooperationspartner freigeschaltet.

Die Online-Dienste zur Beantragung von Fahrtenschreiberkarten werden vom HMSI entsprechend dem EfA-Prinzip deutschlandweit zur Nachnutzung angeboten. Fahrtenschreiberkarten erfassen die Lenk- und Ruhezeiten im gewerblichen Personen- und Güterverkehr. Fahrerinnen und Fahrer erhalten persönliche Fahrerkarten, die in das digitale Kontrollgerät des Fahrzeugs eingeführt werden und Lenk- und Ruhezeiten mindestens 28 Tage speichern. Logistikunternehmen nutzen Unternehmenskarten zur langfristigen Datenspeicherung. Werkstätten erhalten Werkstattkarten, die für die Prüfung und Kalibrierung der Tachographen notwendig sind. Die Ausgabe der Karten wird je nach Bundesland unterschiedlich gehandhabt und fällt in den Zuständigkeitsbereich der Landes- und/oder Kommunalbehörden oder beauftragter Organisationen wie TÜV und/oder DEKRA.

Das EfA-Vorhaben hat zum Ziel, trotz der komplexen Organisation deutschlandweit einen gemeinsamen Online-Dienst anzubieten. Fahrtenschreiberkarten können über den Dienst bereits flächendeckend in Bayern, Baden-Württemberg und Sachsen (alle durch TÜV Süd), Hessen (TÜV Hessen) und Nordrhein-Westfalen (für Unternehmens- und Werkstattkarten) sowie in einigen Kommunen in Rheinland-Pfalz und Brandenburg digital beantragt werden. Behörden weiterer Länder folgen in Kürze. Als „Leistung von föderalem Interesse“ wird der Online-Dienst vom Bund sowie von allen Ländern über die FITKO mitfinanziert. Nachnutzende Länder schließen über den sogenannten EfA-Marktplatz einen Nachnutzungsvertrag mit der FITKO. Sofern beauftragte Organisationen die Ausgabe der Fahrtenschreiberkarten vollziehen, haben diese Direktverträge zu gleichen Konditionen mit dem IT-Dienstleister geschlossen. Ferner wird in Zusammenarbeit mit dem TÜV Süd angeboten, dass weitere Länder oder Kommunen die Aufgabe der Ausgabe der Fahrtenschreiberkarten an den TÜV Süd übertragen, soweit diese online beantragt werden. Dadurch könnten erhebliche Aufwände zur Datenübertragung, Anbindung von Bezahl- und Fachverfahren sowie zur Anpassung von Geschäftsprozessen in vollziehenden Behörden entfallen.

Der Online-Dienst umfasst eine Authentifizierung mittels Bund-ID bzw. Mein Unter-nehmenskonto. Das bei der Fahrerkarte erforderliche biometrische Lichtbild kann hochgeladen werden. Die Prüfung des Lichtbildes erfolgt durch eine Biometrie-komponente der Bundesdruckerei. Antragstellende können Gebühren direkt online bezahlen. Dazu ist der Dienst an die Bezahlverfahren der jeweiligen Behörden angeschlossen. Antragsdaten können vom Online-Dienst per XTA, OSCI oder FIT-Connect an die bearbeitenden Stellen gesendet werden. Die meisten üblichen Fachverfahren sind bereits über Schnittstellen angebunden, sodass die Anträge komplett digital weiterbearbeitet werden können. So prüfen die vollziehenden Stellen per Registerabruf bei der Fahrerkarte, dass eine gültige Fahrerlaubnis vorliegt und keine weitere Fahrerkarte ausgestellt wurde.

Durch das weitere Ausrollen des volldigitalen Online-Dienstes zur Beantragung von Fahrtenschreiberkarten werden Verwaltungsprozesse effizienter und moderner. Sowohl Antragstellende als auch die Behörden werden entlastet.

Die OZG-Sozialplattform bündelt bundesweit Online-Anträge auf soziale Leistungen. Ziel ist es, dass Bürgerinnen und Bürger soziale Leistungen unabhängig von der örtlichen und sachlichen Zuständigkeit einheitlich, niedrigschwellig und digital beantragen können. Die Plattform bietet Informationen zu Sozialleistungen in sieben Sprachen sowie in leichter Sprache. Mit einem Sozialleistungsfinder können Bürgerinnen und Bürger herausfinden, auf welche Leistungen sie in ihrer aktuellen Lebens- und Finanzsituation voraussichtlich Anspruch haben.

Die Plattform wurde im Rahmen des EfA-Prinzips („Einer für Alle“) mit Bundesmitteln durch Nordrhein-Westfalen entwickelt. Seit 2024 wird die Plattform von acht Nutzer-ländern finanziert, die die Kosten nach einem angepassten Königsteiner Schlüssel teilen. Hessen hat über das HMSI einen Nachnutzungsvertrag mit der Föderalen IT-Kooperation (FITKO) abgeschlossen und gibt die Nutzungsrechte an die überwiegend kommunalen Vollzugsbehörden in Hessen weiter.

Sozialämter und kommunale Jobcenter in Kassel, dem Main-Kinzig-Kreis, dem Hoch-taunuskreis, Wetzlar, Marburg und dem Schwalm-Eder-Kreis bieten bereits die Online-Beantragung von Leistungen an. Dazu gehören „Hilfe zum Lebensunterhalt“, „Bildung und Teilhabe“, „Leistungen nach dem Asylbewerberleistungsgesetz (AsylbLG)“, „Grundsicherung im Alter und bei Erwerbsminderung“ sowie „Übernahme von Mietrückständen“. Hessen nimmt derzeit den Spitzenplatz aller Bundesländer ein und hat die meisten Leistungen der Plattform angebunden. Das HMSI, die Koordinierungsstelle OZG-Kommunal und die hessischen Kommunen arbeiten eng zusammen, um die Flächendeckung des Angebots zu erhöhen. Gleichzeitig arbeiten die Kommunen mit ihren Fachverfahrensherstellern daran, dass Online-Antrag, verwaltungsinterne Bearbeitung und Bescheidung künftig Ende-zu-Ende digitalisiert werden.

Das HMSI ist Leistungsverantwortlicher für die Leistung Bürgergeld (vormals Arbeitslosengeld II) in Kommunalen Jobcentern (KJC). Die Leistung ist Teil des OZG-Themenfeldes „Arbeit & Ruhestand“ unter Federführung von Nordrhein-Westfalen. Als eine von 16 sogenannten Fokusleistungen des IT-Planungsrates ist die Leistung in der OZG-Umsetzung besonders prioritär. Der Dienst ist Teil der Sozialplattform und wird über diese durch Nordrhein-Westfalen zur Nachnutzung durch die anderen Bundesländer angeboten.

Der Online-Dienst wurde vom HMSI zusammen mit Fachexpertinnen und Fachexperten aus den Kommunen nach dem EfA-Prinzip entwickelt. 15 von 16 KJC in Hessen sowie insgesamt 62 von 104 KJC in 11 Bundesländern nutzen den Dienst. Insgesamt wurden schon über 200.000 Anträge online gestellt.

Technische Basis ist die Plattform Civento der ekom21. Eine Authentifizierung mittels der BundID ist möglich. Der Antrag entspricht dem Standard XSozial-basis und kann über eine Schnittstelle an gängige Fachverfahren angeschlossen werden.

Der Dienst „Ein- und Ausfuhr von Arzneimitteln“ wird vom HMFG nach dem EfA-Prinzip anderen Bundesländern zur Nachnutzung angeboten. Deutschland nimmt am WHO-Zertifikatsystem teil, das die Qualität pharmazeutischer Produkte im internationalen Handel sicherstellt. Zertifikate bescheinigen die Verkehrsfähigkeit eines Arzneimittels im Herstellungsland.

Das EfA-Projekt „Ein- und Ausfuhr von Arzneimitteln – WHO-Zertifikate“ bietet einen Online-Dienst zur Beantragung dieser Zertifikate. Nutzer können alle erforderlichen Angaben online erfassen, digitale Nachweise hochladen und sich über "Mein Unternehmenskonto" authentifizieren. Dies digitalisiert und vereinfacht den Antragsprozess. Antragsdaten werden per FIT-Connect oder Cloud-Lösung an die zuständigen Behörden der Bundesländer oder des Bundes übermittelt und in Fachverfahren oder DMS integriert. Ein elektronisches Widerspruchsformular steht bei Bedarf zur Verfügung.

Der Dienst wird von der HZD betrieben und bereits in 11 Bundesländern genutzt. Interessierte Bundesländer schließen einen Nachnutzungsvertrag mit der FITKO, zukünftig über den EfA-Marktplatz.

Der Online-Dienst zur volldigitalen Beantragung von Freiverkaufszertifikaten für Me-dizinprodukte wird von der HZD betrieben und vom HMSI als EfA-Dienst bundesweit zur Nachnutzung angeboten.

Hersteller von Medizinprodukten können ein Freiverkaufszertifikat für den Export beantragen, dass die Verkehrsfähigkeit der Produkte bestätigt.

Der EfA-Dienst digitalisiert den gesamten Antragsprozess. Nutzer erfassen alle notwendigen Informationen online, laden digitale Nachweise hoch und authentifizieren sich über „Mein Unternehmenskonto“.

Ein PDF-Zertifikat wird gemäß den Vorgaben erstellt und kann zusammen mit den Anlagen heruntergeladen und archiviert werden. Die Vollzugsbehörde erhält eine ma-schinenlesbare Datei für Serienbriefe, alle hochgeladenen Anlagen und eine XML-Datei zur Weiterverarbeitung. Die Übermittlung erfolgt automatisiert.

Interessierte Bundesländer haben Vertrag zur Nachnutzung mit der FITKO abzuschließen. Zurzeit wird der Online-Antrag bereits in 13 Bundesländern produktiv genutzt.

Die Durchführung der Vorgesetztenrückmeldung in elektronischer Form wird positiv bewertet. Diese Art der Durchführung erleichtert die Anwendung und Auswertung, gibt allen eine Übersicht und stellt für Führungskräfte eine gute Reflexionsmöglichkeit dar. Außerdem erhöht dies die Beteiligungsquote.

Gleichermaßen stellt die Einführung des E-Recruitings einen weiteren Baustein dar, die digitale Erreichbarkeit der Verwaltung zu erhöhen und die Bewerbung auf ausgeschriebene Stellen der Verwaltung zu erleichtern. Hierdurch wird insbesondere ein jüngerer Interessentenkreis angesprochen und die Durchführung der Bewerbungsprozesse erleichtert.