Über die Verleihung eines Ehrenbriefs entscheiden seit 1998 die Landrätinnen oder Landräte, beziehungsweise die Oberbürgermeisterinnen oder Oberbürgermeister, in deren Zuständigkeitsbereich die zu Ehrenden wohnen.
Darüber hinaus kann der Hessische Ministerpräsident in eigener Zuständigkeit besondere Persönlichkeiten mit dem Landesehrenbrief auszeichnen.
Die Auszeichnung mit dem Ehrenbrief des Landes Hessen setzt eine mindestens 12-jährige aktive ehrenamtliche Tätigkeit in der kommunalen Selbstverwaltung oder in kommunalen Einrichtungen, in Vereinen mit kulturellen und sozialen Zielen (siehe Hinweise)oder in vergleichbarer Weise voraus. Die Vorgeschlagenen müssen der Auszeichnung würdig sein. Da es sich um eine staatliche Ehrung handelt, besteht jedoch kein Rechtsanspruch auf die Auszeichnung.
Für die Auszeichnung mit dem Landesehrenbrief kommen diese ehrenamtlichen Funktionen in Vereinen mit kulturellen und sozialen Zielen in Betracht: Vereinsvorsitzende, stellvertretende Vereinsvorsitzende, Kassen- und Schatzwarte, Geschäftsführer im geschäftsführenden Vorstand, sowie Schriftführer.
Daneben können Stadtverordnete, Gemeindevertreter, Ortsbeiratsmitglieder, ehrenamtliche Beigeordnete und Stadträte in gemeindlichen Gremien sowie Schiedsmänner und ehrenamtliche Richter die Auszeichnung erhalten, sofern sie die übrigen Voraussetzungen erfüllen. Unter bestimmten Voraussetzungen kann auch anderes ehrenamtliches Engagement (siehe Hinweise) mit dem Landesehrenbrief ausgezeichnet werden.
Verfahren zum Ehrenbrief des Landes Hessen
Um eine Person zur Auszeichnung mit dem Landesehrenbrief vorzuschlagen, gibt es in den einzelnen Landkreisen und Städten unterschiedliche Regelungen. Die Anregung kann zum Beispiel formlos oder per Vordruck erfolgen. Im Vorschlag an die Landrätin oder den Landrat, die Oberbürgermeisterin oder den Oberbürgermeister sollten jedoch mindestens die folgenden Angaben zur vorgeschlagenen Person enthalten sein:
- Vorname und Familienname,
- Wohnanschrift,
- Geburtsdatum,
- Darstellung von Art und Umfang ehrenamtlichen Tätigkeit
- gegebenenfalls Referenzpersonen, Vereine oder Organisationen, die zum Engagement des Vorgeschlagenen Stellung nehmen können
Anschließend wird der Vorschlag geprüft, was unter Umständen mehrere Wochen oder Monate in Anspruch nehmen kann. Die verschiedenen Institutionen, Vereine, Verbände und Gremien, in denen die Vorgeschlagenen ehrenamtlich tätig sind oder waren, müssen zu dem Vorschlag Stellung nehmen.